In den vergangenen Jahren habe ich viele Menschen dabei unterstützt, deren Präsentationsfähigkeiten wirksamer zu verbessern. Die Präsentationen finden meistens in einem herausfordernden Wettbewerbsumfeld statt. Das kann das „Verdrängen“ eines Mitbewerbers sein oder auch eine Präsentation mit Konfliktpotential.

Im nachfolgenden Artikel gehe ich auf Struktur und Design von Präsentationen ein und zeige anhand eines Beispiels wie du die Präsentationskonserve öffnest.

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Dabei haben die wenigsten meiner Klienten keine Präsentationserfahrung. Gelegentlich verändert sich das Aufgabengebiet einiger Menschen, so dass sie plötzlich mehr und mehr mit in den „Pitch“ mit einbezogen werden. In den meisten Fällen verfügen die Menschen mit denen ich arbeite zum Teil über langjährige Präsentationserfahrungen und haben sich eine gewisse Routine angeeignet.

Sowohl den Anfängern als auch den Routiniers ist oftmals nicht bewusst, wie schnell sie ihre Fähigkeiten, zusammen mit ihren Erfahrungen, „konservieren“.

Meine Aufgabe besteht darin diese „Konservierungen“ sichtbar zu machen, aufzulösen und Alternativen zu erarbeiten.

Den aus der Lebensmittelindustrie stammenden Begriff „Konserve“ oder „Halbkonserve“ verwende ich als Sinnbild für ganze Präsentationen oder deren Teilbereiche. Das sind zum Beispiel Informationen, die immer wieder auf die gleiche Weise dargeboten werden, (fast) unabhängig vom Publikum. Das kann auch die immer gleiche Struktur einer Präsentation sein. Beginn, Durchführung und Abschluss finden nicht nur immer auf die gleiche Weise statt, sie gleichen in den meisten Fällen auch denen der Mitbewerber. Und das unabhängig vom Aufgabengebiet oder Wirtschaftsbereich. Die Konserve wird von Künstlern genauso produziert wie von Beratern und Vertrieblern.

Die konservierte Präsentation ist nicht notwendigerweise „schlecht“, sie führt sogar häufig zum Ziel oder ist Teil der Zielerfüllung. In vielen Fällen nimmt sie der Präsentation Flexibilisierungsmöglichkeiten. Noch entscheidender ist aber, dass du dich bei ihrer Verwendung nicht von der gleichförmigen Präsentationsweise von deinen Mitbewerbern unterscheidest. Das aber ist häufig der Kern der Herausforderung. Deine Mitbewerber bieten im Großen und Ganzen die gleiche Dienstleistung, das gleiche Produkt an.

Wenn du dich also schon nicht mit dem Inhalt deines Angebotes unterscheiden kannst, bietet die Art deiner Darbietung einen ganz anderen Hebel.

Der Standard-Pitch besteht in den meisten Fällen aus einer linearen Struktur. Die Präsentation beginnt mit einer Eröffnung und dem Auflisten der Oberbegriffe.

Beispiel einer linearen Präsentation:

• Unser Unternehmen und was wir für Sie tun können. (oftmals präsentiert vom Junior Consultant)
• Ihre Herausforderung und unsere Lösung. (gerne präsentiert vom Senior Consultant)
• Unser Pricing und die Verhandlung. (gerne übernommen vom Chef)

Wer am Tag oder pro Woche drei bis vier solcher Präsentationen erlebt hat oder durchleben musste, wird sich schwer damit tun, die einzelnen Inhalte den einzelnen Präsentatoren zuzuordnen.

Das ganze wird dann noch mit der scheinbar unvermeidlichen Folienpräsentation dargeboten. Bei einer Stunde Präsentationszeit und 50 Folien können wir getrost über „Slides per Minute“ sprechen.

Ich bekomme oft Rückmeldung, dass diese Struktur so gerne verwendet wird, weil damit sichergestellt werden soll, dass dem potentiellen Kunden zunächst alle Informationen mitgeteilt werden sollen, die er angeblich benötigt um sich entscheiden zu können. Im Schulterschluss damit werden die Inhalte gerne in einer monotonen Gleichförmigkeit präsentiert, wie sie für einen Hypnotiseur eher angemessen ist. Während vieler Präsentationen sitzen sich die Verhandlungspartner an einem Tisch gegenüber und es kommt zu einer „Kopf-Ping-Pong“-Bewegung zwischen Leinwand und Ansprechpartner.

Manchmal bekommt der Kunde die Präsentation auch als Handout ausgedruckt in die Hand und dann blättert er defokussiert darin herum. Der „High-Point“ der Präsentation ist dann erreicht, wenn dein Gesprächpartner beginnt kleine Häuschen und Kringelchen in die Unterlage zu malen. Die höfliche Variante ist das Unterstreichen scheinbar wichtiger Informationen. Und Recht hat er. Das Malen entspannt und gleichzeitig hält es wach.

Aus meiner Bestandsaufnahme „Was kann ich im Hinblick auf Ihr Präsentationsdesign für Sie tun“ könnte ich ein lustiges E-Book schreiben. Allerdings ist die Situation für dich und die meisten anderen ernsthaft und manchmal sogar Existenz erhaltend.

Wenn du dich schon nicht mit dem Inhalt wesentlich unterscheiden kannst, dann ganz sicher mit der Art deiner Präsentation.

Bevor ich jetzt ein paar Hinweise zu den oben genannten drei Bereichen gebe, möchte ich dich kurz auf ein besonderes Phänomen aufmerksam machen:

Wenn ich die Teilnehmer meiner Trainings einlade, sich mit einer anderen als der ihnen bekannten Präsentationsweise zu beschäftigen, folgen allzu häufig zunächst Hinweise, was an „diesem Neuen“ nicht funktioniert oder schief gehen kann. Ich werde zu diesem Phänomen an anderer Stelle noch Stellung beziehen. Aber achte einmal darauf, ob es dich auch erheischt.

Wir trainieren in der Übertreibung und modellieren dann eine der Situation angemessene Variante!

Eine einfache Möglichkeit die Struktur deiner Präsentation zu verändern, ist das Arbeiten mit „Schleifen oder auch „Cliffhangern“. Diese kennst du aus Filmen und Romanen, in denen bei einem Spannungshöhepunkt die Erzählung unterbrochen wird. Es folgt das nächste Kapitel oder die nächste Szene. Die Geschichte wird unterbrochen und an anderer Stelle weitererzählt. So wird mit einem sehr einfachen Mittel Spannung und Erwartung aufgebaut.

In dem oben genannten Beispiel könnte das etwa so aussehen:

Schleife 1.A: „Für die Umsetzung ihres Projektes können Sie mit einer Investition von 50.000 Euro rechnen. Bevor ich diesen Preis argumentiere, wird unser Senior Consultant Ihnen die Bestandsaufnahme Ihrer Herausforderung und deren Lösung präsentieren.“

Schleife 2.A: „Vielen Dank Herr Chef. Ihre Herausforderung, liebe potentielle Kunden, besteht aus folgenden Komponenten: Dies, Das und Jenes. Bevor ich Ihnen nun die Lösung präsentiere, stellt unsere Frau Junior Consultant zunächst einmal unser Unternehmen und unsere Expertise vor.“

Schleife 3.A und B: „Vielen Dank Herr Senior. Unser Unternehmen wurde usw ... Unsere Expertise besteht aus folgenden Merkmalen usw ... Jetzt wird Ihnen Herrn Senior die Lösung Ihres Anliegens präsentieren.“

Schleife 2.B: „Danke Frau Kollegin. Ihre Lösung, liebe potentielle Kunden, besteht aus drei einfachen Bausteinen…[präsentier…präsentier…präsentier]. Fragen beantworte ich Ihnen gerne am Ende unserer Präsentation. Jetzt wird Ihnen Herr Chef alles Notwendige zum Pricing darlegen.“

Schleife 1.B: „Vielen Dank Herr Senior. Unser Pricing, also Ihre Investition, begründet sich wie folgt... Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir beantworten jetzt gerne Ihre Fragen zu unserem Unternehmen, Ihrer Aufgabenstellung und unserem Angebot.“

Dieses Beispiel lässt sich in seiner Struktur wie folgt abbilden:

1.A beginnt und gibt an 2.A weiter. 2.A unterbricht und leitet zu 3.A über. 3.A führt den kompletten Präsentationanteil fertig aus und 2.B übernimmt dann den zweiten Teil bevor 1.B den Vortrag abschließt.

Diese Struktur kannst du für eine Einzelpräsentation ebenso anwenden wie für eine Gruppenpräsentation. Das funktioniert im Stehen genauso gut wie im Sitzen oder in einer Kombination davon.

Mein Beispiel mit drei Schleifen hat was das „Speichervermögen“ deiner Zuhörer angeht eine besondere Bedeutung, auf die ich in einem anderen Beitrag noch zurück kommen werde.

Der Begriff „Design“

Bei meinen Recherchen zu diesem Artikel hatte ich die Absicht Herkunft und Bedeutung dieses Begriffs eingehend zu erklären. Dabei bin ich auf einen ausgezeichneten Artikel des „Designcenter München“ gestoßen.

Wenn du dich mit „Design“ umfassender beschäftigen willst, empfehle ich dir diesen Artikel aufmerksam zu studieren.

Im Kontext einer Präsentation meine ich mit Design die Gestaltung deiner Präsentation.

Es scheint, als sei die Folienpräsentation über einen Beamer das am meisten genutzte Mittel um eine Präsentation zu designen. Dabei richten sich die Präsentatoren automatisch nach der Reihenfolge der Folie. Nur wenigen gelingt es elegant zwischen nicht aufeinanderfolgende Folien zu wechseln. Etwas provokant ausgedrückt wird der Präsentator von deinem Folienprogramm durch die Präsentation geführt und nicht umgekehrt. Geschickt zwischen Inhaltspunkten wechseln zu können ist aber sehr oft nötig.

Viele Präsentationen haben eine, was die kurzfristige Merkfähigkeit angeht, viel zu hohe Informationsdichte. Das betrifft nicht nur einzelne Folien, sondern meist die gesamte Präsentation.

Eine auffällig selten gestellte Frage beim Präsentationsdesign ist: „Was sind die drei Hauptinformationen, die dein Ansprechpartner braucht um sich entscheiden zu können?“

Jetzt kannst du für A, B, und C die wichtigsten drei Informationen aufzählen.    

Abschließend formulierst du aus den drei Unterpunkten einen kurzen Absatz.    

Diese Präsentation kannst du verwenden

• um in einer Minute deine Präsentation aus dem Stegreif zu präsentieren (Elevator Pitch)
• um deine Präsentation mit den wichtigsten Informationen zu beginnen (sag ihnen was du sagen wirst)
• um sicherzustellen, dass du deine wichtigsten Informationen ausführlich argumentierst (sag es ihnen)
• um das Wichtigste am Ende der Präsentation noch einmal erinnerungswürdig zusammenzufassen (sag ihnen was du gesagt hast)

Wenn du dieses einfache Design beherrschen lernst, dann kannst du dir Medien aussuchen, die deine Botschaft verstärken, du musst das aber nicht. Und der Unterschied zwischen müssen und können ist ausschlaggebend für dein Design und noch entscheidender für deine Präsentationschoreographie.

Dies ist der Bereich, bei dem es in der Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen nach meinen Beobachtungen am meisten Unsicherheiten und den größten Übungsbedarf gibt. Die Choreographie kann der Hebel sein, mit dem du die größte Wirkung in deinen Präsentationen erzielst. Hier bestimmst du, in welcher Weise du bei deinem Publikum, deinen potentiellen Kunden, oder wer auch immer deine Zielgruppe ist, in Erinnerung bleibst. 

Wie du in Erinnerung bleibst, kannst du selber mitbestimmen.

Bei Auswahl und Einstudieren der Choreographie kommt es ganz besonders auf deine experimentierfreudige innere Haltung an. Gelegentlich musst du dein positiv gelagertes risikofreudiges Potential freisetzen, um die gewünschte Wirkung zu zeigen und erinnerungswürdige Spuren zu hinterlassen.

Dies ist ein eigenständiger Bereich meiner Arbeit und ich werde ihm demnächst einen eigenen Artikel widmen.

Vielen Dank für dein Interesse.